ReiseplanungGruppenreise planen? Es geht auch einfach ...

Ganz unterschiedliche Interessen unter einen Hut zu bringen und von den Terminen ganz zu schweigen? Klar, ganz so unkompliziert wie allein oder zu zweit ist eine Gruppenreise nicht zu organisieren. Aber keine Panik. Mit ein bisschen Organisationsgeschick, ein paar einfachen Tipps und Tricks und der Freude auf das gemeinsame Reisen ist das Ganze gut zu bewältigen.

Die Familie samt Schwiegereltern koordinieren oder eine Gruppe Studienfreunde? Es kommt nur auf eine gute Organisation an - und eine unvergessliche Reise für alle ist so gut wie sicher.

Sich die Haare wegen einer unübersichtlichen, aus dem Ruder laufenden WhatsApp-Gruppenkommunikation raufen? Netzwerk-Apps sind hilfreich für die Planung von Gruppenreisen, können aber auch zu Verwirrung, Irritation und schließlich sogar zu Frust und Aggression führen - und schlimmstenfalls schon im Keime die Reisepläne zunichte machen.

Eine klare, präzise Kommunikation ist daher das A und O. Hilfreich ist auch, auf offene Fragen zu verzichten. Wenn unterschiedliche Optionen zur Diskussion stehen - besser nicht auf eine lange Diskussion mit dem einzelnen Gruppenmitglied einlassen, sondern eine klare Abstimmung herbeiführen. Manche Entscheidungen erfordern individuelle Absprachen, beispielsweise kostspielige Aktivitäten oder Änderungen der Reiseroute, aber nicht alle. Die wichtigsten Reiseinfos sollten vor der Abreise noch einmal zusammengefasst und zur Erinnerung per Mail an alle Gruppenmitglieder versendet werden.

Das Festlegen eines bestimmten Zeitrahmens kann insbesondere bei großen Gruppen schwierig sein. Deshalb ist es am besten, sich so früh wie möglich auf feste Reisedaten zu einigen. Statt mit jedem Gruppenmitglied individuelle Termine wie "ich kann den ganzen Monat, außer dem dritten Dienstag und den letzten zwei Wochenenden" zu jonglieren, ist es besser, eine intelligente Planungs-Technologie nutzen.

Bewährt haben sich beispielsweise Doodle oder WhenAwaylable. Sobald sich eine Trefferquote für einen gemeinsamen Zeitraum einstellt, sollte dieser am besten sofort fixiert und von allen konsequent geblockt werden.

Für Gruppen mit kleinem Budget bieten viele Hostels Zimmer mit vier, sechs oder acht Betten an, sodass die Gruppe zusammen bleibt und sich zugleich eine gewisse Privatsphäre wahrt. Je nach Gruppengröße und Budget kann es komfortabler sein, gleich ein ganzes Apartment oder Ferienhaus zu mieten. Diese Option ist sogar oft günstiger als mehrere Hotelzimmer zu nehmen. Wenn ein Hotel die einzig mögliche Option für das geplante Reiseziel darstellt, kann man dort zumindest darum bitten, dass die Zimmer auf der gleichen Etage liegen und sich nach Gruppenrabatten erkundigen.

Jeder intelligente Veranstalter kann delegieren. Auch bei der Organisation einer Gruppenreise lassen sich viele Aufgaben verteilen. Es muss sich nicht eine einzige Person um Flug und Weiterreise, Übernachtung und Verpflegung, Visa oder erforderliche Impfungen kümmern. Sind mehrere Menschen in die Organisation involviert, verteilen sich auch der Druck und die Verantwortung.

Reisen die Mitglieder der Gruppe gemeinsam vom gleichen Ausgangsort ab oder treffen sich alle erst am Ziel? Für gemeinsame An- und Abreise lohnt es sich, Gruppentarife zu buchen. Wenn die Gruppe erst am Zielort zusammenkommt, sollten alle möglichst am gleichen Vor- oder Nachmittag, zumindest aber am selben Tag ankommen. Praktisch ist, die Ankunftszeiten aller genau im Blick haben, denn Verspätungen können zu Verwirrung oder gar Verschiebung der weiteren Pläne sorgen.

Bei gemeinsamen Reisen mit dem Auto wie beispielsweise einem Roadtrip durch Kanada scheint auf den ersten Blick ein Transporter, in den alle hineinpassen, geeignet. Es hat aber durchaus Vorteile, mit mindestens zwei Fahrzeugen unterwegs zu sein. So können sich die Gruppen auch mal individuell mischen und von Zeit zu Zeit je nach Interessen teilen. Mitreisende Mütter mit Babys haben andere Bedürfnisse, die berücksichtigt werden sollten.

Geld ist vielleicht das umstrittenste Thema bei Gruppenreisen und hat das Potenzial für gewisse Unstimmigkeiten. Wer die Gruppe organisiert, sollte alle Budgets berücksichtigen. Bei Bedarf kann das auch vertraulich geschehen, damit niemand unter Druck gesetzt wird, mehr auszugeben, als er kann. Zugleich sollten Reisegefährten, die etwas mehr ausgeben möchten, dazu auch die Gelegenheit haben, ohne dass sie sich dabei unkomfortabel fühlen.

Wichtig ist, dass alle gemeinsamen Ausgaben, wie beispielsweise Einkäufe im Supermarkt und Aktivitäten, an denen alle beteiligt sind, gemeinsam beglichen werden. Speziell dafür eine Kasse mitzuführen, in die alle gleich viel Geld geben, ist eine gute Möglichkeit. Darüber hinaus behalten im Idealfall alle Gruppenmitglieder selbst im Auge, wer wem was schuldet. Ein bewährter Währungsrechner ist beispielsweise die XE-App.

Niemand mag erzwungenen Spaß. Während im Enthusiasmus der Reiseplanung möglichst viele Punkte ins Programm aufgenommen werden, stellt sich unterwegs oft eine gewisse Müdigkeit ein. Dass diese auch schnell mal in Ärger und Differenzen umschlagen kann, ist beinahe vorprogrammiert. Also lieber auf Qualität als auf Quantität setzen.

Schlau ist auch, optionale Möglichkeiten einzuplanen, für die vorab keine fixe Anmeldung oder Buchung notwendig ist. Eine gute Mischung frei wählbarer Attraktionen - von Museum über Wanderung bis zum Verwöhnprogramm - hat sich bewährt. Platz für Ruhepausen auf der einen Seite einzuplanen und für Spontaneität auf der anderen, ist ebenfalls klug und wird alle glücklich machen. Denn - auch wenn die Gruppe gemeinsam reist - die Individualität und Komfortzone des Einzelnen bleibt wichtig und sollte auch nach Möglichkeit respektiert werden.

Junggesellen- und Junggesellinnenabschiede

Junggesellenabschiede sind nicht jedermanns Sache und dass zu jeder Zeit alle daran Spaß haben, ist nicht zu erzwingen. Umso wichtiger ist es, alle ins Boot zu holen und mit ein paar Freunden gemeinsam zu planen. Vermutlich kennen sich auch nicht alle Eingeladenen untereinander. Welche Möglichkeiten gibt es, die Gruppenmitglieder auf unkomplizierte Weise miteinander ins Gespräch zu bringen? Es gibt ganz sicher einige gemeinsame Themen und Nenner, die helfen, schnell Kontakte zu knüpfen. Die Hauptpersonen sind dabei immer die Braut oder der Bräutigam. Deren Bedürfnisse sollten im Auge behalten werden, damit sie sich wohlfühlen und die Reise genießen. 

Hochzeiten

Niemand möchte zu spät zur Hochzeit kommen und die bunte Crew aus 15 Cousins kann sich nicht unbemerkt in die hintere Kirchenbank schleichen - also sollte man nach Möglichkeit mindestens am Vortag anreisen. Natürlich reist es sich schneller und günstiger nur mit Handgepäck. Als Gruppe jedoch lassen sich leicht ein oder zwei Gepäckstücke als Festgepäck aufgeben und die Kosten dafür teilen. So sind die schicken Outfits und Kosmetika, um sich für die Party aufzurüsten, sicher unterwegs.

Familientreffen

Bei generationsübergreifenden Familientreffen sollte jedes Alter berücksichtigt werden. Baby Mila-Lea und die verrückte Tante Martha brauchen regelmäßige Nickerchen in ruhigen Räumen, während Jugendliche mit coolen Aktivitäten bespaßt werden wollen, um sich nicht zu langweilen. Hinzu kommen die Mobilität-Unterschiede der Generationen, vom Kinderwagen über Skateboard und Rollerblades bis zum Rollstuhl oder Rollator. Und ganz wichtig: Kamera nicht vergessen. Wann kommen schon mal drei bis vier Generationen zusammen? Fotos machen!

Sport- und Musikveranstaltungen

Die Lage des Veranstaltungsortes ist für die Planung wichtig. Stadien liegen oft am Stadtrand von Großstädten. Wer sich dafür entscheidet, in der Nähe der Veranstaltungsarena zu bleiben, ist möglicherweise weit von anderen Sehenswürdigkeiten entfernt. Die An- und Abreise zum Veranstaltungsort dauert meist länger als geplant, weil erfahrungsgemäß große Menschenmassen gleichzeitig unterwegs sind. 

Das gilt auch für das Aufsuchen von Toiletten, insbesondere nach Veranstaltungsende. Wer unmittelbar nach Spielende abreist, kalkuliert am besten gleich eventuelle Verzögerungen und Staus ein, um sich Stress und nervenaufreibende Verspätungen zu ersparen.

Original-Artikel: Emma Sparks/Lonely Planet international

Deutsche Fassung: Ines Wagner